個人情報保護に関する基本方針
CoverTopPlanは、退職者向け保険企画・相談サービスの提供者として、個人情報の適正な収集・利用・管理を重要な責務と認識しています。本ポリシーは、収集する情報の種類、利用目的、第三者提供の範囲、保存期間および利用者の権利行使手続について明確に示し、法令および業界のガイドラインに従った安全管理を実践します。専門的な助言提供にあたり、必要最小限の情報のみを取り扱い、目的外利用を行わない方針です。
定義
本ポリシーで使用する主要な用語の定義を以下に示します。定義はポリシー全体に適用されます。
収集する情報の種類
当社が収集するデータは、サービス提供に必要な範囲に限定します。以下に主な収集項目と自動取得情報を分類して示します。
利用者が提供する情報
サービス利用時に利用者本人または代理人が当社に提供する情報。個別相談や資料請求、契約手続き等の際に取得します。
- 氏名、生年月日、性別、連絡先（電話番号、メールアドレス）
- 住所（請求書送付や契約書類の発送に必要な場合）
- 健康状態に関する情報、既往歴、服薬情報（保険適合性の判断に必要な範囲）
- 雇用・年金情報、収益に関する概略データ（保険料見積りや支払能力の確認）
- 本人確認書類の写し（本人確認が必要な場合）
- 相談履歴、問い合わせ内容、利用者が提出する書類やメモ
自動的に取得される情報
当サイトを通じて技術的に自動収集される情報です。主にサービス改善と不正防止の目的で利用します。
- IPアドレス、ブラウザ種類、デバイス情報
- アクセス日時、閲覧ページ、遷移元URL、滞在時間
- クッキーや類似の識別子によるセッション情報
- サイト内での操作ログ（フォーム送信履歴を含む）
- 位置情報（明示的な同意がある場合に限定して扱う）
- エラーログやパフォーマンス測定データ
第三者から取得する情報
利用者が第三者サービスを通じて提供した情報や、提携先から受領する情報を含みます。取得にあたっては適切な契約と管理を行います。
- 保険会社や経営機関からの契約確認情報
- 提携する専門家（税理士、社会保険労務士等）からの評価・意見
- 解析サービス提供者から受け取る集計データ
個人情報の利用目的
当社は以下の目的のために利用者の個人情報を利用します。利用目的は最小限にとどめ、必要がなくなった場合は適切に削除または匿名化します。
- 保険プランの提案、見積り作成および契約締結のため
- 相談対応、問い合わせへの回答、アフターフォローのため
- 法令に基づく本人確認、反マネーロンダリング、詐欺防止のため
- サービス改善、利用状況の分析およびマーケティングのため（同意に基づく場合）
- 法令に基づく開示要請への対応のため
- 会計・税務処理および請求・支払処理のため
- 提携先との業務連携および適切なサービス提供のため
- 緊急時の連絡や利用者保護のための必要最小限の措置
データ処理の法的根拠
当社は個人情報の処理にあたり、適用される法令に基づく正当な根拠を明確にします。以下は代表的な根拠の例です。
- 契約の履行：保険契約の締結および履行に必要な処理
- 法的義務の遵守：本人確認や税務・会計上の義務に基づく処理
- 同意：マーケティングや位置情報の取得など、利用者の明示的同意に基づく処理
- 正当なメリット：不正防止、システムの安全管理、サービス品質の維持等（利用者の権利・メリットを不当に侵害しない範囲で実施）
利用者の権利（GDPRに準拠する場合の参考）
EU一般データ保護規則（GDPR）に基づく利用者の権利は、該当する場合の参考情報として提示します。日本国内の法律や当社の手続きに従った対応を行います。
- アクセス権：保有する個人データの開示請求
- 訂正権：不正確な情報の訂正要求
- 消去権（忘れられる権利）：法的要件が満たされる場合の削除請求
- 処理制限の要求：特定条件下で処理を限定する請求
- データポータビリティ：提供されたデータの機械可搬形式での取得要求
- 異議申し立ておよび監督当局への苦情申立ての権利
第三者提供および共有
サービス提供のため、また法令に基づき必要な場合に限り、利用者情報を適切に第三者と共有します。共有先と目的を限定し、契約により安全管理を義務付けます。
- 保険会社および経営機関（契約手続、給付事務のため）
- 法的機関や監督当局（法令に基づく開示要求への対応）
- 業務委託先（システム運用、決済処理、発送業務等）
- 専門家（税務・法務・医療に関する外部コンサルタント）
- 分析サービス提供者（匿名化または集計化されたデータを含む）
- 合併・事業譲渡等の企業再編に伴う必要な情報移転（利用者に事前通知または公告を行います）
国際データ移転について
国境を越えてデータを転送する場合、当社は適用法令を遵守し、十分な保護措置を講じます。必要性がある場合は利用者に事前に説明し、同意を得る場合があります。
第三国への移転時には標準契約条項、適切な管理措置、あるいは利用者の明示的同意など、適切な保護手段を実施します。移転先の法的環境については可能な範囲で評価を行います。
データの保存期間
個人データは、収集目的達成に必要な期間のみ保存します。法令に基づく保存義務がある場合は、その要件に従い保存期間を延長します。
アカウント情報は利用停止後、原則として5年間保管しますが、法令や契約上の義務に応じて変更される場合があります。
問い合わせや相談の記録は、対応履歴保持のため最長3年間保存します。継続的なサービス提供が必要な場合は別途同意の下で保管期間を延長することがあります。
アクセスログやシステムログは運用上必要な期間（通常1〜2年）保存し、セキュリティ対策のために利用します。
保存期間満了または利用目的が消滅した場合、当社は合理的な手続きにより個人データを削除または匿名化します。削除を行う際はバックアップ等の副次的媒体の削除も含めて対応します。
安全管理措置
CoverTopPlanは個人情報の漏洩、改ざん、滅失を防ぐために、技術的・組織的な安全管理措置を実施します。アクセス管理、暗号化、ログ管理、定期的なリスク評価と従業員教育を組み合わせて運用します。
- データの暗号化（通信および保管時の適切な暗号化技術の採用）
- アクセス権限の細分化と多要素認証の導入、内部監査の実施
- 定期的な脆弱性診断、インシデント対応手順の整備と従業員教育
利用者の権利と手続き
利用者は当社が保有する自身の個人データについて、開示、訂正、削除、処理制限、データ移転などの権利を有します。請求手続は下記窓口にご連絡ください。身元確認のための書類提出をお願いする場合があります。
- 開示請求、訂正・削除・処理制限の請求、データポータビリティの要求
- 同意の撤回、苦情申立ておよび監督当局への通報に関する案内
- データ移行の請求（機械可読形式での受領）を求める権利
- 処理の制限を求める権利（特定条件下での利用停止の要請）
- 個人情報の訂正を求める権利（不正確な情報の修正）
- 処理に対する異議申し立ての権利（正当な理由がある場合）
- 同意撤回の権利（同意を基礎とした処理に関して）
- 自動化された意思決定に対する説明を求める権利（該当する場合）
個人情報に関する権利の行使方法
CoverTopPlanでは、ユーザーが自身の個人情報についてアクセス、訂正、削除、処理制限、データポータビリティ、異議申し立て、および同意撤回を求める手続きを提供しています。請求は書面または電子メールで受け付け、身元確認のための合理的な情報をお願いする場合があります。処理の可否や範囲は適用法令および業務上の必要性に基づき判断します。
受領から通常30日以内に初回の回答を行います。複雑な請求や追加情報が必要な場合は、最大でさらに30日を要する可能性があるため、その旨を通知します。法的要件に従い、不メリットを与えない範囲で丁寧に対応します。
マーケティングと連絡方法
CoverTopPlanは、ご同意に基づき退職者向けの保険情報や関連するサービス案内を電子メールや書面でお届けすることがあります。配信する内容は保険商品、節税・給付に関する情報、定期的な資産管理のヒントなど、実用性を重視したものです。連絡頻度は過度にならないよう配慮しています。
配信停止はメールのフッター内のリンク、または [email protected] 宛のご連絡によりいつでも行えます。配信停止後も、法令に基づく通知や契約上必要な連絡は継続して送付する場合があります。
未成年者の情報について
当サービスは主に退職者を対象としており、18歳未満の個人情報を意図的に収集することは想定していません。万が一、未成年の情報が登録されたと判明した場合は、速やかに当社までご連絡ください。必要に応じて該当データを削除するための手続きを行います。
第三者リンクとサービス
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プライバシーポリシーの変更
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